1. Administrator danych
Sprzedawca / Usługodawca: CoreWise – Bartosz Milczarczyk (marka handlowa: OrivaBase), NIP 7963050805, e-mail: orivabase@gmail.com, tel. +48 536 535 514. Administratorem jesteśmy w odniesieniu do danych przedsiębiorców (Klientów), osób kontaktujących się z nami i zapisanych na listę oczekujących. W odniesieniu do danych osób trzecich przetwarzanych w Systemach Klienta (zapytujący klienci, kandydaci do pracy) administratorem jest Klient, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie (§7).
2. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie
| Cel | Dane | Podstawa (RODO) |
|---|---|---|
| Kontakt i wycena, wnioski o okres próbny | imię, e-mail, telefon, nazwa firmy, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. b i f (działania przed zawarciem umowy, uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie) |
| Zawarcie i realizacja umowy, wdrożenie, wsparcie | imię i nazwisko, e-mail, dane firmy, dane konfiguracji Systemu, link do folderu Dysku Google | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Faktury, rachunkowość, podatki | dane firmy, NIP, adres, kwota i dane płatności (przez Stripe) | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo | korespondencja, dane z umowy, logi techniczne | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Lista oczekujących (AutoVideo, LeadHunter) | e-mail, deklarowana skala | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda, którą można wycofać w każdej chwili bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie) |
| Marketing bezpośredni własnych usług do firm | dane kontaktowe firmowe | art. 6 ust. 1 lit. f; sprzeciw możliwy w każdej chwili; wiadomości elektroniczne wysyłamy zgodnie z przepisami o łączności elektronicznej |
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy, wystawienia faktury lub odpowiedzi na zapytanie. Dane pozyskujemy od Ciebie oraz, w przypadku kontaktu biznesowego, z publicznie dostępnych źródeł (np. strona internetowa firmy, CEIDG). Nie podejmujemy wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne.
3. Dane przetwarzane w Systemach Klienta (jako podmiot przetwarzający)
Treść zapytań, wiadomości, CV i konfiguracja przetwarzane są w imieniu i na polecenie Klienta. Wyniki zapisywane są na koncie Google wskazanym przez Klienta. Nie tworzymy własnej bazy danych klientów końcowych ani kandydatów, jednak dane przechodzą przez narzędzia dostawców (m.in. Make.com, Anthropic) i mogą być przez ograniczony czas widoczne w ich logach wykonania, zgodnie z zasadami tych dostawców. Nasze logi techniczne zawierają metadane (czas, status, błędy). Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w zakresie tych danych odbywa się przez Klienta; my pomagamy mu w tym w rozsądnym zakresie.
4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
| Podmiot | Cel |
|---|---|
| Anthropic, PBC | Modele AI (analiza i generowanie treści) |
| Google LLC | Gmail, Arkusze, Dysk |
| Make.com (Celonis SE) | Automatyzacja procesów |
| Stripe | Płatności |
| Cloudflare | Hosting i ochrona serwisu |
Dane możemy też ujawniać biurom rachunkowym, doradcom prawnym i podmiotom obsługującym IT w zakresie niezbędnym do realizacji umów i obowiązków prawnych oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów. Część podmiotów ma siedzibę poza EOG (m.in. USA); przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji o adekwatności (w tym Data Privacy Framework).
5. Okres przechowywania
Dane kontaktowe: do zakończenia obsługi zapytania i przedawnienia roszczeń. Dane umowne i korespondencja: okres umowy oraz 3 lata po jej zakończeniu (przedawnienie roszczeń). Dane księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego. Lista oczekujących: do wycofania zgody lub premiery produktu (nie dłużej niż 24 miesiące bez kontaktu). Konfiguracja i dane techniczne Systemów oraz dane z ich działania: nie dłużej niż 6 miesięcy po zakończeniu Usługi (dane byłego klienta są archiwizowane na wypadek jego powrotu, a po 6 miesiącach usuwane), chyba że Klient wcześniej zażąda usunięcia lub dane są potrzebne do dochodzenia roszczeń. Dane z Dysku i Arkuszy Google Klienta pozostają pod jego kontrolą.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu (w szczególności wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie) oraz cofnięcia zgody, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Napisz na orivabase@gmail.com. Jeśli Twoje dane trafiły do nas jako klienta lub kandydata jednego z naszych Klientów, skontaktuj się z tym Klientem (administratorem) lub z nami; przekażemy zgłoszenie.
7. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), ograniczamy dostęp do danych do osób, które go potrzebują, korzystamy z uwierzytelnionych kont dostawców oraz indywidualnych, trudnych do odgadnięcia linków dostępu do paneli. O naruszeniu ochrony danych, które powoduje ryzyko dla osób, powiadamiamy Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, a Klientów, dla których przetwarzamy dane, bez zbędnej zwłoki.
8. Pliki cookies i analityka
Serwis korzysta wyłącznie z plików i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania (np. zapamiętanie wyboru w panelu klienta, obsługa płatności Stripe). Ewentualne narzędzia analityczne lub marketingowe zostaną uruchomione dopiero po uzyskaniu Twojej zgody.
9. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy Klientów z aktywną Usługą e-mailem, a w serwisie zaktualizujemy datę dokumentu.
Ostatnia aktualizacja: 20 września 2026.